Online proeverij organiseren? Dit zijn de DO’s en DON’TS

Foto: Stefanie Brinkman

Online workshops en proeverijen zijn hot. Of het nou om een zakelijke tasting gaat of je het samen met vrienden wilt doen, we kunnen er niet meer om heen. Wat zijn de absolute do’s en don’ts als je een online proeverij wilt organiseren?

Terwijl het hele land in een harde lockdown zit, zoek jij naar mogelijkheden om met elkaar en met je klanten in contact te blijven en als merk niet vergeten te worden. Je wilt zichtbaar blijven, mensen met elkaar verbinden en vooral ook naamsbekendheid opbouwen. Genoeg redenen dus om een online workshop of proeverij te organiseren.

Iemand die alles weet van merkzichtbaarheid is Willemijn Trompert. Ze is PR-consultant bij Pitch PR en heeft de afgelopen maanden verschillende online workshops georganiseerd. “De wijnwereld is vrij conservatief, dus het is soms lastig uitleggen waarom we iets willen. Gelukkig zien de meeste bedrijven er wel de noodzaak van in”, vertelt ze.

Sympathie

Een van haar klanten is wijnregio Pays d’Oc IGP. Anderhalf jaar geleden verzorgde ze daarvoor een uitgebreide en succesvolle Female Winemakers Lunch. Maar ja, dat is nu niet mogelijk. Dus hoe zet je dan toch de vrouwelijke wijnmakers en deze regio in de spotlight? Een online kookworkshop op Internationale Vrouwendag blijkt dé uitkomst. 

Twaalf vrouwelijke wijn- en foodkenners hebben die dag onder begeleiding van meesterkok Angélique Schmeinck een driegangenmenu gekookt. Wijnjournalist Esmee Langereis verzorgde de uitleg bij de wijnen uit de Pays d’Oc. “Normaal gesproken gooi je er meer jus overheen om het leuker te maken, daarom is het belangrijk om online te werken met sympathieke en sociale mensen”, legt Willemijn uit. “Angélique en Esmee komen allebei goed over en hebben een natuurlijke interactie. Het plaatje klopte dus.”

Interactie

Hoewel de workshop vrij vlekkeloos is verlopen, ziet Willemijn genoeg mogelijkheden voor verbetering. “We hebben inmiddels veel online evenementen gedaan, maar er gaat altijd wel iets mis qua geluid of beeld. Dat blijf je houden. Ook de interactie is een stuk moeilijker. Zeker bij een kookworkshop moet de communicatie goed zijn. Is je sabayon klaar? Dan laat je hem zien en steek je een duim op als ‘ie goed is.”

Dat die interactie het allerbelangrijkste is, ervaren ook Jasper Smit (Halfes) en Sarinah Clauwens-Leezer (Pandora’s Bottle). Beide geven ze al sinds het begin van de coronacrisis regelmatig online proeverijen. Jasper doet dat via Instagram. “Dat zorgt er enerzijds voor dat de drempel om te reageren lager is. Mensen kunnen namelijk hun vraag typen en komen zelf niet in beeld. Tegelijkertijd is de drempel ook hoger, want iedereen ziet de vraag. Dus is jouw vraag dan wel de juiste?”

Het lastige aan een live-video op Instagram is dat hij een tweede man nodig heeft die de vragen voor hem opschrijft. Sarinah geeft haar proeverijen juist via Google Meet, waarin het makkelijker is om via de chatfunctie vragen te stellen en beantwoorden. Toch maakt zij gebruik van ‘geplande interactie’. “Soms vraag je wat mensen van de wijn vinden en dan reageert er niemand in de chat. Daar moet je een proeverij niet van laten afhangen. Hoe ik het tussendoor dan toch levendig maak? Ik gebruik quizzes van Kahoot.”

Mini-studio

Daarnaast neemt ze haar maandelijkse themaproeverijen op, zodat ze die content kan hergebruiken. “Ik edit de video dan nog een beetje en zet hem vervolgens op YouTube. Mensen die via de website een box kopen kunnen dan zelf de video bekijken.” Voor haar is het grootste voordeel trouwens dat ze de proeverijen nu veel makkelijker kan combineren met de kinderen. “We hoeven niets op te ruimen en ik hoef ook de deur niet uit. Ik heb wel een mini-studio met softbox, een betere webcam en microfoon gekocht zodat het beeld goed is.”

Jasper heeft de afgelopen maanden vooral veel zakelijke proeverijen gegeven. Hij waarschuwt dat bedrijven er soms niet over nadenken of medewerkers wel geïnteresseerd zijn in een wijnproeverij. “Check daarom altijd of mensen er echt zin in hebben. En vraag vooraf aan de organisator wat de sfeer binnen het team is, zodat je niet – zoals ik – ineens wordt verrast door het feit dat er net een ontslagronde is geweest.”

Next level

Ook een handige tip: neem zelf de leiding en vertel duidelijk wat de bedoeling is. Jasper: “Aan het begin van iedere proeverij vertel ik gelijk dat mensen de rode wijn alvast moeten openen en de witte wijn uit de koelkast moeten halen. Je verbaast je hoeveel mensen dat nog niet hebben gedaan of zelfs geen kurkentrekker in huis hebben.”

Tot slot, nog een paar praktische tips van Willemijn voor als jij een online proeverij wilt organiseren om jouw wijnmerk zichtbaar te maken. “Wees je bewust van de achtergrond. Waar zet je eventueel producten neer, hoe is het licht etcetera. Wil je echt next level gaan? Dan moet je met twee camera’s werken. Maar dat vraagt wel een ander budget.”

▶ Heb je een nieuw event of product waarmee je de lokale of landelijke media wilt bereiken? Ik help je bij de pr en met het marketingplan

DO’S online proeverij organiseren

✅ Regel een borrelplank. Iedereen vindt het lekker om naast de wijn een hapje te eten. Maak er bijvoorbeeld een extra optie binnen de proeverij van. Jasper: “Bovendien zie je zoveel mensen lam worden, dat een hapje altijd welkom is.”

✅ Ga de interactie met je publiek aan. Een must volgens @gayaneh_amoureux_du_vin, zo reageert ze op Instagram. Daar is Sarinah het helemaal mee eens. “Anders houden mensen het nog geen twintig minuten vol. Bij mijn quiz zitten er ook flauwe vragen tussen zodat mensen wat meer het gevoel van een pubquiz krijgen en sneller meedoen.”

✅ Creëer een leuke sfeer. Dat is het advies van @wijnaandezaan. Als organisator ben je degene die het publiek moet entertainen. Zorg dat je je hebt voorbereid en weet wat je kunt zeggen als je geen reacties krijgt. Zo voorkom je krekels en houd je het interessant.

✅ Investeer in drukwerk en branding. Het kost wat geld, maar je komt er niet alleen professioneler door over, mensen onthouden je ook beter. Wat dacht je van een mooie ansichtkaart die je bij het proefpakket doet? De kans is groot dat mensen die niet weggooien, maar ophangen of een keer aan iemand cadeau doen.

DON’TS online proeverij organiseren

❌ Eindeloos lang ratelen. Deze nummer 1 frustratie kreeg ik meerdere keren als Don’t door. Zoals @disdonc.nl schrijft: “Lange saaaaaaie teksten met monotoon gezwets.” Weet wanneer je pauzes en rustmomenten inlast en geef deelnemers de tijd om te proeven.

❌ Te veel wijnen in een te korte tijd. Het is natuurlijk even aftasten wat haalbaar is voor jou en voor de deelnemers, maar prop niet twintig wijnen in een uur. En check vooraf de opbouw van je proeverij, benadrukt @sommofheyloo. “Van slides die niet doorklikken of werken tot de verkeerde volgorde van de wijnen, waardoor je geen idee hebt welke wijn je drinkt. Wijn nummer 7 was wit, maar volgens de slide rood…”

❌ Elke half uur opnieuw inloggen omdat je de gratis versie van Zoom hebt. Een echte no go! Zorg dat de techniek klopt. Willemijn gaf het al aan: technische mankementen houd je. Maar voorkom dat een proeverij niet doorgaat omdat je aan het limiet van je programma zit of dat je een gratis versie hebt waardoor iedereen elk half uur opnieuw moet inloggen.

❌ Korrelig beeld en een krassende microfoon. “Niemand kijkt naar je als je half in het donker zit. Het moet er altijd netjes uitzien. Investeer dus in goede apparatuur”, tipt Sarinah tot slot.